هل التخطيط عملية مستمرة ام تتوقف عند تحقيق هدف معين، بناءً على المعرفة المكتسبة من تجربة العديد من الأشخاص الذين أثبتوا لنا أن عملية التخطيط لا تنتهي عند الوصول إلى الهدف المخطط سابقًا والذي تم تحقيقه، ولكن في نهاية كل عملية تخطيط للهدف الأول والنجاح في تحقيقه، يمكن أن يؤدي ذلك إلى ظهور عملية تخطيط جديدة، حول هدف جديد ناتج عن فكرة أخرى قد تكون أكثر حماسة وتقدمًا مع نفس المفكر.
لذلك، فإن وظيفة عملية التخطيط لا تتوقف، بل تستمر من هدف إلى آخر: عندما يتوقف الشخص عن التخطيط دون أن يكون لديه أهداف واضحة لتحقيقها، يمكن أن تخرج الأمور عن السيطرة والأحلام ليست سوى فوضى لا يمكن الوصول إليها.
يتم عرض أهمية تنفيذ عملية التخطيط في النقاط التالية:
- سيساعدك التخطيط السليم على تقليل مخاطر التطلع إلى المستقبل.
- يساعد التخطيط السليم في تسهيل تنفيذ الأنشطة وتنسيقها، مما يساعد على فصل الأنشطة المختلفة وعدم تداخلها والقضاء على العمل غير المهم أو غير المنتج.
- يساعد التخطيط في الكشف عن الفرص وتحديد التهديدات المستقبلية.
- يمكن أن يضع التخطيط معايير لإدارة الشركة ويعمل على مقارنة الأداء الفعلي للأفراد بالأداء القياسي المطلوب.
تحديد عملية التخطيط
يمكننا تعريف عملية التخطيط على أنها آلية التفكير في العمليات والأنشطة المطلوبة لتحقيق هدف معين، والتخطيط هو أحد الوظائف التنفيذية لعملية الإدارة.
يشمل التخطيط جميع العمليات اللازمة للمشاركة في صياغة الأفكار وتقييمها واختيار سلسلة من الأفكار والإجراءات اللازمة لتحقيق الهدف.
التخطيط هو الوظيفة الإدارية الرئيسية التي تتضمن اتخاذ قرارات مسبقة بشأن العديد من القضايا بما في ذلك ما يجب القيام به، ومتى يتم اتخاذ هذا الإجراء، وكيفية القيام به، ومن سيفعل ذلك، لمعرفة أن الهدف من عملية التخطيط هو التحديد جميع الأطراف والرؤى المستقبلية وسياسات المنظمات والمؤسسات مع توضيح سبل تحقيق هذه الأهداف المطلوبة.
في الواقع، أدت تجارب الكثيرين إلى حقيقة أن العمل المنجز دون تخطيط مسبق يمكن أن ينتهي بالفوضى الكاملة، لأن التخطيط ليس أكثر من مجرد التفكير قبل القيام به، ما يجري في تطوير وجهة نظر مستقبلية يساعد على تحديد كيف نتعامل وآليات التعامل مع المواقف المختلفة التي قد نواجهها في المستقبل، لذا فإن عملية التخطيط تتضمن التفكير المنطقي الذي يقودنا إلى قرارات عقلانية مبنية على أسس سليمة.
السمات الخاصة لعملية التخطيط
السمات الرئيسية لعملية التخطيط هي ما يلي:
وظيفة إدارية
- التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأساسية والأولية التي تساعد على وضع أساس متين للوظائف الإدارية الأخرى، بما في ذلك التوظيف والتنظيم والرقابة والتوجيه، والتي يتم تنفيذها جميعها في إطار خطط محددة مسبقًا.
التوجه نحو الأهداف
- يساعد التخطيط على التركيز على تحديد أهداف المنظمة من خلال تحديد مسارات عمل بديلة لتحقيق الأهداف وتنظيم خطط العمل المناسبة التي سيتم اتباعها لتحقيق الأهداف المحددة
التخطيط هو عملية مستمرة
- إذا تم وضع خطط عمل لفترات زمنية معينة وبعد هذه الفترات يتم تطوير خطط جديدة، بشرط مراعاة الظروف الحالية والمستقبلية للمؤسسة ومتطلباتها، بحيث تكون عملية التخطيط عملية مستمرة.
التخطيط هو عملية التفكير العقلاني
- التخطيط هو تمرين عقلي يحتوي على العديد من التطبيقات العقلانية والتنبؤات والتفكير والتخيل بمهارة وذكاء كيفية تحقيق الأهداف مع تنمية لهجات ابتكارية وإبداعية.
التخطيط للمستقبل
- التخطيط هو مسألة مستقبلية حيث تتم دراسة المستقبل أثناء عملية التخطيط من أجل التمكن من التحليل والدراسة والتنبؤ بالمستقبل حتى تتمكن المنظمة من معالجة التحديات التي تواجهها في المستقبل بفعالية وكفاءة.
التخطيط هو أساس اتخاذ القرار
- التخطيط هو أساس اتخاذ القرار في المنظمات لأنه يعتمد على اتخاذ وتطوير مسارات عمل بديلة من أجل تحقيق الأهداف المحددة.